2022年1月から電子取引データは紙にプリントアウトせずに、電子データのまま保存することが必須になります。
※追記
電子保存が2年間猶予されるようです。
電子取引データには領収書・請求書・納品書以外にも、クレジットカード明細やネットバンギングの明細も含まれます。
やるべきことは以下の3つです。
- 取引先を場合分けして整理する
- 保管方法を決める
- 事務処理規定を作る
1. 取引先を場合分けして整理する
まずは取引先を以下の3つに分類しましょう。
- 領収書・請求書・納品書を紙で提供してくれる取引先
- 領収書・請求書・納品書を電子データで提供してくれる取引先
- 領収書・請求書・納品書を提供してくれない取引先
領収書・請求書・納品書を紙で提供してくれる取引先
紙で領収書などを受け取れる場合は従来どおり紙のまま保管するだけで問題ないです。
店舗仕入れの場合はほとんどこれに該当します。その場でレシートがもらえるのでそれをファイリングしたり封筒に入れて整理して保管しておけば大丈夫です。
ネット仕入れの場合は納品書を紙で送ってくれるショップがこれに該当します。私の場合は受け取った納品書を輪ゴムで留めてダンボールに入れて保管してます。
領収書・請求書・納品書を電子データで提供してくれる取引先
例えばAmazonや楽天ブックスのように紙の納品書は発行せずに、サイト上からダウンロードできるネットショップが該当します。
メールに領収書などが添付されている場合も該当します。
こういった取引先に関しては、電子データのまま領収書などをダウンロードしてHDDやクラウドサービス(会計ソフト)に保存して置かなければならなくなりました。
領収書・請求書・納品書を提供してくれない取引先
店舗で購入した商品はレシートがもらえるので問題ないですが、ネットで購入したものには納品書の添付もなく領収書の発行すらしてくれないショップも増えてきました。
そういった取引先の場合は取引関連のメールを保存しておくか、サイト上の購入履歴や請求情報を保存しておくとよいでしょう。
例えばメルカリで商品を売った場合は、マイページ→出品した商品→売却済みから取引画面を開いて、取引情報をスクリーンショットで保存しておけば、とりあえずはOKだと思います。
保存時のファイル形式はPDF以外でも可能なのでJPGやGIFでも問題ないです。ただし、専用ソフトを入れないと開けないような形式はNGみたいです。
2. 保管方法を決める
個人や小規模法人なら取れる手段は主に以下の2つに絞られます
- クラウド会計ソフトのシステムを利用する
- ファイル名を変更してHDDに保存する
クラウド会計ソフトのシステムを利用する
クラウド会計ソフトをすでに使用中の場合は、ダウンロードした領収書をそのままクラウドにアップロードして管理することができます。領収書ファイルのアップロード時に取引日・取引先名・金額を入力する必要があります。
一見、クラウド会計ソフトを利用した方が一覧で表示できたり、いろいろな条件で検索できたりで便利そうですが、いくつかデメリットがあります。
- 会計ソフトの乗り換えが面倒になる
- サービス有料化のリスクがある
こういった理由で、今のところは自分のPCのHDDに保存するのが無難な気がします。
ファイル名を変更してHDDに保存する
PDFファイルなどを国税局が指定した要件を満たすように、ファイル名を変更してからHDDに保存する方法です。
国税庁のサイトを見てみると、
(イ)取引年月日、勘定科目、取引金額その他のその帳簿の種類に応じた主要な記録項目を検索条件として設定できること
参考：電子帳簿保存法上の電子データの保存要件
具体的にはファイル名を「20211203_Amazon_3211.pdf」のように【取引日】【取引先名】【金額】に変更して保存します。
こちらのやり方はクラウド会計ソフトとは違って自分で管理・保管する必要があるので、ファイルの場所がわからなくなったり、HDDの故障によるファイル消失のリスクがあります。そのため、オンラインストレージへのバックアップは必須になりそうです。
どちらを選んだにせよ手間はほぼ変わらないので、メリットデメリットをよく考えて選択しましょう。
3. 事務処理規定を作る
事務処理規定を作るのはすごく簡単です。
まずは下の国税局のリンクから「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程（個人事業者の例）（Word/18KB）」をダウンロードします。
あとはWordでファイルを開いて規定の施工開始日を入力して保存するだけでOKです。
やるべきことは以上です。
領収書を発行してくれない取引先の対応はやや面倒ですが、それ以外は言うほど手間はかからなそうです。
次の記事で実際に私が行っている保存方法や作業を効率化する方法を解説予定です。
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